PEPPOL Nedir, Kimi İlgilendirir, Neden Zorunlu Hale Geliyor?

PEPPOL Nedir, Kimi İlgilendirir, Neden Zorunlu Hale Geliyor?

Kadir Duran – Bruxelles Korner

Belçika’da 2026’dan itibaren geçerli olacak elektronik fatura sistemini adım adım açıklıyoruz.

PEPPOL’u ve 2026’dan itibaren Belçika’daki yükümlülüklerini anlamak

2026 itibarıyla Belçika’daki tüm işletmeler için e-fatura (PEPPOL) dönemi başlıyor.
Artık PDF veya e-posta yeterli olmayacak: işletmeler faturalarını doğrudan PEPPOL ağı üzerinden gönderecek.
Peki PEPPOL nedir, kimleri kapsıyor, kimler muaf kalacak? İşte tüm detaylar…

PEPPOL (okunuşu “pe-pol”), işletmeler ile kamu idareleri arasında resmî elektronik faturalar ve diğer muhasebe belgelerinin güvenli biçimde değişimini sağlayan uluslararası bir ağdır.

1. Kısaltmanın anlamı

PEPPOL, Pan-European Public Procurement Online ifadesinin kısaltmasıdır.
2008 yılında Avrupa genelinde başlatılan bu proje, işletmeler arası (B2B) ve kamu kurumlarıyla işletmeler arası (B2G) elektronik belge alışverişini (fatura, sipariş formu vb.) standartlaştırmayı amaçlamaktadır.

B2B ve B2G kavramlarını anlamak

B2B (“Business to Business”) işletmeden işletmeye anlamına gelir.
Bu kavram, iki şirket arasındaki ticari alışverişleri tanımlar; B2C (“Business to Consumer”) ise bir işletmenin nihai tüketiciye satışını ifade eder.

Örnekler :
Bir yazılım şirketinin muhasebe programını bir mali müşavirlik ofisine satması → B2B
Bir üreticinin, ürününü monte etmesi için diğer şirkete parça satması → B2B
Bir markanın ürünlerini doğrudan bireysel tüketiciye satması → B2C

B2G (“Business to Government”) işletmeden kamu kurumuna anlamına gelir.
Bu kavram, özel bir şirketin kamu kurumlarına (devlet, bölge, belediye, kamu hastanesi vb.) mal, hizmet veya inşaat işleri sunmasını ifade eder.

Örnekler :
Bir yazılım şirketinin Belçika Maliye Bakanlığına fatura yazılımı satması → B2G
Bir temizlik firmasının belediye için çalışması → B2G
Bir müteahhidin kamu binası inşa etmesi → B2G

PEPPOL ile bağlantı:
PEPPOL esasen bir Avrupa B2G ağıdır, çünkü şirketlerin elektronik faturalarını doğrudan kamu idarelerine göndermelerine imkân tanır. Ancak artık işletmeler arası (B2B) işlemleri de kapsamaktadır.

2. Uygulamada PEPPOL nedir?

PEPPOL, Doccle veya Zoomit gibi bir platform değil; 30’dan fazla ülkede kullanılan güvenli bir iletim ağı ve ortak teknik standarttır.
Bu sistem, iki işletmenin elektronik faturaları doğrudan muhasebe sistemleri arasında paylaşmasına imkân tanır.

3. Nasıl çalışır?

PEPPOL’u sayısal bir posta ağına benzetebiliriz.
Her işletmenin bir PEPPOL Kimliği (ID) vardır, bu da bir e-posta adresine benzer.
İşletme, muhasebe yazılımı veya yetkili bir servis sağlayıcı aracılığıyla bu ağa bağlanır (PEPPOL erişim noktası).

Bir fatura gönderildiğinde:
Yazılım faturayı bu erişim noktası üzerinden PEPPOL ağına iletir.
Ağ üzerinden alıcının erişim noktasına ulaşır.
Sonuç: fatura anında teslim edilir, doğrulanır ve kamu veya özel sistemlerle tam uyumlu olur.

4. Belçika neden 2026’dan itibaren zorunlu kılıyor

1 Ocak 2026’dan itibaren, Belçika’da KDV’ye tabi olan tüm işletmeler, B2B faturalarını PEPPOL (veya uyumlu bir format) üzerinden düzenlemek zorunda olacak.
B2G (kamu kurumlarına yönelik) faturalar için bu zorunluluk zaten yürürlüktedir.

Hükûmetin hedefleri:
KDV dolandırıcılığıyla mücadele, izlenebilirliği artırmak, insan hatalarını azaltmak, ödemeleri hızlandırmak ve idari maliyetleri düşürmek.

5. Somut avantajlar

PEPPOL sistemi birçok avantaj sunar:
Şifrelenmiş ve doğrulanmış iletim sayesinde güvenli veri alışverişi,
Faturaların doğrudan muhasebe ve ERP sistemlerine entegrasyonu,
Daha hızlı gönderim (PDF veya e-posta gerekmiyor),
İşlem maliyetlerinde önemli tasarruf,
Uluslararası tanınırlık (AB genelinde, ayrıca Avustralya, Singapur, Kanada gibi ülkelerde).

6. Somut bir örnek

Örnek: Tax Man Bruxelles SRL, Unisoc Belgium’a fatura gönderiyor.
Tax Man’ın muhasebe yazılımı faturayı UBL (XML) formatında oluşturur ve PEPPOL ağı üzerinden gönderir.
Unisoc, faturayı kendi muhasebe sisteminde otomatik olarak alır, doğrular ve entegre eder manuel işlem gerekmez.

7. Belçika’da durum

Resmî e-fatura portalı: https://einvoice.belgium.be
Belçika hükûmeti, elektronik faturaların iletimi için PEPPOL’u zorunlu standart kanal olarak seçmiştir:
önce B2G, ardından 2026’dan itibaren tüm B2B işlemler için.

Zorunlu olacak olanlar

1 Ocak 2026 itibarıyla, KDV mükellefi tüm Belçika işletmeleri, işletmeler arası işlemlerinde yapılandırılmış e-fatura kullanmak zorunda olacaklardır.
PEPPOL ağı, bu faturaların gönderimi ve alınması için referans teknoloji haline gelecektir.
Basit PDF faturaları e-posta ile göndermek veya yapılandırılmamış platformlar üzerinden paylaşmak artık B2B işlemleri için geçerli sayılmayacaktır.

İstisnalar

Bu zorunluluk, B2C (işletmeden tüketiciye) işlemleri kapsamaz.
KDV’ye tabi olmayan işletmeler ve yalnızca KDV Kanunu’nun 44. maddesinde belirtilen muaf işlemleri yapanlar da kapsam dışındadır.

KDV Kanunu’nun 44. maddesi

Bu madde, KDV’den muaf faaliyetleri listeler.
Yani bu işlemlerde KDV ne tahsil edilir ne de indirilir.
Muafiyet, tıbbi, eğitim, sosyal, kültürel, finansal ve gayrimenkul sektörlerini kapsar.

Örnekler :
Doktor, diş hekimi, fizyoterapist, hemşire veya psikolog hastalarına KDV yansıtmaz.
Okullar, üniversiteler ve tanınmış akademiler de muafiyetten yararlanır.
Sosyal, kültürel veya manevi alanda faaliyet gösteren dernekler (kreş, gençlik merkezi, sığınma evi vb.) aynı şekilde muaf tutulur.
Bankalar, sigorta şirketleri ve brokerler de KDV’den muaftır, ancak alışlarındaki KDV’yi indiremezler.
Konut amaçlı bazı gayrimenkul kiralamaları muaf, fakat ofis veya depo kiralamaları 2019’dan beri KDV’ye tabidir.

Özetle:
44. madde kapsamındaki işletmeler KDV’den muaftır, dolayısıyla PEPPOL 2026 zorunluluğuna tabi değildirler.

KDV’de basitleştirilmiş “franchise” rejimi

Bu sistem, küçük işletmeler için öngörülmüş basitleştirilmiş bir KDV rejimidir.
Ciro belirli bir eşiğin altında kaldığı sürece, işletme müşterilerine KDV yansıtmaz ve devlete KDV ödemez.
Amaç, küçük işletmeler ve serbest meslek sahiplerinin idari yükünü hafifletmektir.

1. Prensip

Bu rejim, yıllık cirosu 25.000 €’yu (KDV hariç) geçmeyen işletmelere uygulanır.
Yani işletmen yılda 25.000 €’dan az satış yapıyorsa, bu rejimden yararlanabilirsin.

Başlıca sonuçlar :
Müşterilerine KDV yansıtmazsın (“Vergi muafiyet rejimi – KDV uygulanmaz” ibaresi yer alır).
Alımlarındaki KDV’yi geri alamazsın.
Aylık veya üç aylık beyanname vermezsin.
Ancak yıllık beyanname vermen gerekir.
KDV’ye kayıtlı olman ve basit bir muhasebe tutman gerekir.

2. Somut örnek

Serbest çalışan bir grafiker olarak yılda 18.000 € kazanıyorsun.
Müşterilerin işletmeler veya bireyler olabilir.
Bu durumda franchise rejiminde olabilirsin ve faturalarına şu notu eklersin:
“KDV uygulanmaz – vergi muafiyet rejimi (KDV Kanunu’nun 56bis maddesi)”.
Ancak 2.000 € + %21 KDV’ye bir bilgisayar satın alırsan, 420 € KDV’yi geri alamazsın.

3. 25.000 € sınırını aşarsan

Ancak ciro 25.000 € sınırını aştığında, işletme klasik KDV mükellefi sayılır
KDV hesaplamak, faturalarda göstermek ve düzenli beyanname sunmak zorundasın.

4. Kimler yararlanamaz?

Bazı faaliyetler bu rejimden yararlanamaz:
Yeni araç satışı,
Gayrimenkul işlemleri,
Özel tüketim vergisine tabi faaliyetler (alkol, tütün, yakıt),
Belçika’da yerleşik olmayan yabancı işletmeler,
Noter gibi bazı serbest meslekler.

5. PEPPOL (2026) ile bağlantı

KDV franchise rejiminde olan işletmeler, klasik KDV mükellefi olmadıkları için PEPPOL zorunluluğundan geçici olarak muaf tutulmuştur.
Ancak ciroları 25.000 € eşiğini aştığında normal KDV mükellefi olurlar ve B2B işlemlerinde PEPPOL kurallarını uygulamak zorunda kalırlar.

Sonuç olarak

Hatırlanması gereken:

Perakende Satışlar  (Kasaplar, fırınlar, bakkallar, tütüncüler, kafeler, restoranlar, fast-food işletmeleri, fritürler vb.) 
ve yıllık satışları 25.000 €’nun altında olan girişimciler (istisna kapsamındaki faaliyetler hariç)
muhasebelerinde PEPPOL sistemini kurmak zorunda olmayacaklardır.

Perakende Satış (Retail Sales) Nedir?

Perakende satış, bir işletmenin malları veya hizmetleri doğrudan nihai tüketiciye (yani bireylere) satmasıdır.
Bu, B2C (Business to Consumer) olarak da adlandırılır.

Örneklerle açıklayalım :

• Bir bakkal, fırın, restoran, kafe, kuaför, telefon mağazası veya giyim butiği, ürün veya hizmetlerini doğrudan tüketiciye sattığında perakende satış yapar.

• Yani bu satışta müşteri bir bireydir, başka bir işletme değil.

PEPPOL açısından ne anlama gelir ?

PEPPOL sistemi esas olarak işletmeden işletmeye (B2B) ve işletmeden kamu kurumuna (B2G) işlemleri kapsar.
Bu nedenle:

• Perakende satışlar (B2C)PEPPOL kapsamı dışındadır.

• Yani bir mağaza, kafeterya veya kuaför, bireysel müşterisine kestiği fiş veya fatura için PEPPOL sistemini kullanmak zorunda değildir.

Ancak dikkat edilmesi gerekenler :

• Eğer aynı işletme başka bir şirkete de satış yapıyorsa (örneğin toptan satış), bu B2B işlem PEPPOL kapsamına girer.

• Perakende işlemler için klasik POS (kasa) fişi veya fatura sistemi yeterlidir.

• 2026’dan itibaren sadece B2B faturalar PEPPOL ağı üzerinden gönderilmek zorunda olacak.

Comprendre PEPPOL et ses obligations en Belgique dès 2026

Par Kadir Duran – Bruxelles Korner

PEPPOL (prononcé “pé-pol”) est un réseau international sécurisé destiné à l’échange de factures électroniques officielles et d’autres documents comptables entre entreprises et administrations publiques.

1. Signification du sigle

PEPPOL signifie Pan-European Public Procurement Online.

Il s’agit d’un projet européen lancé en 2008 dans le but de standardiser les échanges électroniques — tels que les factures et bons de commande — entre entreprises (B2B) et administrations publiques (B2G).

Comprendre les notions de B2B et B2G

Le terme B2B signifie Business to Business, c’est-à-dire entre entreprises.

Concrètement, cela désigne les échanges commerciaux entre deux sociétés, par opposition au B2C (Business to Consumer), qui concerne les ventes d’une entreprise à un consommateur final.

Exemples :

• Une société de logiciels qui vend un programme de comptabilité à un cabinet d’expertise → B2B

• Un fabricant qui vend des pièces à une autre entreprise pour qu’elle assemble un produit → B2B

• Une marque qui vend directement ses produits à un particulier → B2C

Le terme B2G signifie Business to Government, c’est-à-dire entreprise vers administration publique.

Il désigne les échanges commerciaux entre une entreprise privée et un organisme public (État, région, commune, hôpital public, etc.), incluant la fourniture de biens, de services ou de travaux à une institution publique.

Exemples :

• Une société informatique qui vend un logiciel de facturation au SPF Finances → B2G

• Une entreprise de nettoyage qui travaille pour une commune → B2G

• Un entrepreneur qui construit un bâtiment public → B2G

En lien avec PEPPOL :

PEPPOL est justement un réseau B2G européen, car il permet aux entreprises d’envoyer leurs factures électroniques directement aux administrations publiques et désormais aussi à d’autres entreprises, donc B2B.

2. En pratique, qu’est-ce que c’est ?

PEPPOL n’est pas une plateforme comme Doccle ou Zoomit, mais bien un réseau de transmission sécurisé et un standard technique commun déjà utilisé dans plus de trente pays.

Concrètement, il permet à deux entreprises de s’envoyer et de recevoir automatiquement des factures électroniques structurées (au format XML/UBL), directement entre leurs systèmes comptables, sans passer par un e-mail ni un PDF.

3. Comment cela fonctionne ?

On peut comparer PEPPOL à un réseau postal numérique.

Chaque entreprise est identifiée par un ID PEPPOL, semblable à une adresse électronique. Elle est reliée à ce réseau via un “point d’accès PEPPOL”, fourni par son logiciel comptable ou un prestataire agréé.

Lorsqu’une entreprise envoie une facture, son logiciel la transmet via ce point d’accès, traverse le réseau PEPPOL, puis atteint le point d’accès du destinataire.

Le résultat est immédiat : la facture est livrée instantanément, validée et compatible avec les systèmes publics et privés du monde entier.

4. Pourquoi la Belgique l’impose dès 2026

À partir du 1er janvier 2026, toutes les entreprises belges assujetties à la TVA devront émettre leurs factures B2B via PEPPOL (ou un format équivalent conforme). Cette obligation existe déjà pour les factures B2G destinées aux administrations publiques.

Les objectifs du gouvernement sont clairs : lutter contre la fraude à la TVA grâce à une meilleure traçabilité, réduire les erreurs humaines, accélérer les paiements et diminuer les coûts administratifs.

5. Les avantages concrets

Le système PEPPOL offre de nombreux avantages. Il garantit la sécurité des échanges grâce à une transmission cryptée et vérifiée. Il permet une automatisation complète en intégrant directement les factures dans les systèmes de comptabilité et les ERP des entreprises.

Les envois sont plus rapides, car il n’est plus nécessaire d’envoyer des PDF ou des e-mails. Le système favorise aussi des économies substantielles en réduisant les coûts de traitement. Enfin, PEPPOL est internationalement reconnu, non seulement dans toute l’Union européenne, mais aussi dans des pays comme l’Australie, Singapour ou le Canada.

6. Exemple concret

Prenons un exemple simple : Tax Man Bruxelles SRL envoie une facture à Unisoc Belgium.

Le logiciel comptable de Tax Man crée une facture au format UBL (XML), qui est transmise via le réseau PEPPOL. Unisoc la reçoit automatiquement dans son système comptable, où elle est validée et intégrée sans intervention manuelle.

7. En Belgique

Le portail officiel de la facturation électronique est disponible sur https://einvoice.belgium.be.

Le gouvernement belge a choisi PEPPOL comme canal standard obligatoire pour la transmission des factures électroniques, d’abord pour les entreprises B2G, puis pour toutes les entreprises B2B dès 2026.

Ce qui sera obligatoire

Dès le 1er janvier 2026, toutes les entreprises belges assujetties à la TVA devront utiliser des factures électroniques structurées pour leurs transactions entre entreprises.

Le réseau PEPPOL deviendra la technologie de référence pour l’envoi et la réception de ces factures. L’envoi de simples factures PDF par e-mail ou via une plateforme non structurée ne sera plus considéré comme valable pour les échanges B2B entre assujettis à la TVA.

Les exceptions

Cette obligation ne s’applique pas aux échanges avec les particuliers (B2C).

Les entreprises non assujetties à la TVA sont également exclues, de même que certaines entreprises réalisant uniquement des opérations exonérées, visées par l’article 44 du Code de la TVA.

L’article 44 du Code TVA

L’article 44 énumère les activités exonérées de la TVA, c’est-à-dire les opérations pour lesquelles aucune TVA n’est facturée ni déductible. Ces exemptions concernent notamment les secteurs médicaux, éducatifs, sociaux, culturels, financiers et immobiliers.

Dans le secteur médical et paramédical, les médecins, dentistes, kinésithérapeutes, infirmiers ou psychologues ne facturent pas de TVA à leurs patients.

Dans l’enseignement, les écoles, universités et académies reconnues sont également exonérées.

Les associations sans but lucratif (ASBL) actives dans le domaine social, culturel ou spirituel comme les crèches, maisons de jeunes ou foyers d’accueil bénéficient de la même exemption.

Les banques, compagnies d’assurance et courtiers sont aussi exonérés de TVA, même s’ils ne peuvent pas déduire la taxe payée sur leurs propres achats.

Enfin, certaines locations immobilières à usage d’habitation sont exonérées, contrairement à la location de bureaux ou d’entrepôts, qui reste soumise à TVA depuis 2019.

En résumé, les entreprises relevant de l’article 44 sont exonérées de TVA : elles ne facturent pas de taxe à leurs clients, ne peuvent pas la déduire sur leurs achats et ne sont pas soumises à l’obligation PEPPOL 2026.

Le régime de franchise en TVA

Le régime de franchise en matière de TVA est un régime simplifié prévu pour les petites entreprises en Belgique.

Il permet de ne pas facturer de TVA à ses clients, ni de la reverser à l’État, tant que le chiffre d’affaires reste sous un certain seuil.

C’est une manière d’alléger les obligations administratives pour les indépendants et les petites structures.

1. Principe du régime de franchise TVA

Ce régime s’applique aux entreprises dont le chiffre d’affaires annuel ne dépasse pas 25.000 € (hors TVA).

En d’autres termes, si ton entreprise réalise moins de 25.000 € de ventes par an, tu peux demander à bénéficier de ce régime.

Conséquences principales :

• Tu ne factures pas la TVA à tes clients (la facture mentionne “Régime de la franchise de taxe – TVA non applicable”).

• Tu ne récupères pas la TVA sur tes achats ou investissements.

• Tu n’introduis pas de déclaration périodique de TVA (mensuelle ou trimestrielle).

• Tu dois néanmoins déposer une déclaration annuelle.

• Tu dois t’inscrire à la TVA et tenir une comptabilité simple.

2. Exemple concret

Tu es graphiste indépendant et tu gagnes 18.000 € par an. Tes clients sont des entreprises ou des particuliers.

Tu peux être sous le régime de la franchise et émettre des factures sans TVA, avec la mention :

“TVA non applicable – régime de la franchise de taxe (article 56bis du Code TVA)”.

Mais si tu achètes un ordinateur à 2.000 € + 21 % TVA, tu ne peux pas récupérer la taxe (420 €).

3. Si tu dépasses le seuil de 25.000 €

Dès que ton chiffre d’affaires dépasse ce seuil, tu sors du régime, deviens assujetti classique à la TVA, et dois facturer la TVA ainsi qu’introduire des déclarations périodiques.

4. Qui ne peut pas en bénéficier ?

Ce régime est interdit pour certaines activités : livraisons de véhicules neufs, opérations immobilières, activités soumises à accises (alcool, tabac, carburant), entreprises étrangères sans établissement stable, ou professions comme les notaires.

5. Lien avec PEPPOL (2026)

Les entreprises en régime de franchise TVA sont temporairement exemptées de l’obligation d’émettre des factures électroniques via PEPPOL, puisqu’elles ne sont pas assujetties à la TVA classique.

Mais si elles dépassent le seuil de 25.000 €, elles deviennent assujetties ordinaires et devront appliquer les règles PEPPOL B2B dès leur changement de statut.

Pour Finir

Ce qu il faut retenir :

"Les commerçants " , les boucheries, les boulangeries, les épiceries, les tabacs, les cafés, les restaurants,

les snacks, les restaurants, les friteries ... ne seront pas obligés d'implanter dans leur comptabilité le PEPPOL ainsi que les entrepreneurs qui réalisent moins de 25000 euros de ventes ( Attention aux activités exclues) .